Een verjaardag, bruiloft of bedrijfsfeest. Allemaal erg leuk, maar niet altijd even makkelijk om te organiseren. Er komt namelijk van alles bij kijken. Naast een goede voorbereiding moet je er ook tijdens het feest voor zorgen dat mensen zich vermaken.
Gelukkig kan ik je hierbij helpen. In deze blog geef ik je 11 tips om een feest zou goed mogelijk voor te kunnen bereiden.
1. Maak die planning nou maar gewoon.
Ik durfde deze tip bijna niet te geven. Je hoort waarschijnlijk overal mensen zeggen dat je een agenda aan dient te schaffen en het leven goed moet plannen. Dit terwijl je weet dat in de praktijk toch altijd alles anders loopt. Hierdoor is er een kans aanwezig dat jij tot de groep behoort die het overbodig vindt om overal uitgebreide planningen voor te maken.
Toch kan een planning wel degelijk handig zijn. Ook als het gaat om het organiseren van feesten. Vandaar dat het een aanrader is om eerst eens wat op papier te zetten voordat je begint met dingen te regelen. Je krijgt hierdoor een beter beeld van wat er allemaal moet gebeuren.
Maak bijvoorbeeld een checklist met daarop alle dingen die er moeten gebeuren om het feest tot een succes te kunnen maken.
2. Kijk of je hulp kunt krijgen.
Geloof het of niet, maar er zijn vrijwel altijd mensen die het leuk vinden om te helpen met het organiseren van een feest. Maak daar gerust gebruik van. Vertel mensen dat je een feest organiseert en vraag door als mensen hierop enthousiast reageren. Je hoeft het namelijk niet alleen te doen.
Probeer wel te vermijden dat je teveel mensen om hulp vraagt. Voordat je het weet denken ze allemaal inspraak te hebben en krijg je te maken met allerlei conflicteerde meningen en visies.
3. Zorg ervoor dat je de datum zo snel mogelijk vastzet.
In sommige gevallen is het nog niet duidelijk wanneer je bedrijfsfeest of evenement precies zal gaan plaatsvinden. Probeer in dat geval om de datum zo snel mogelijk vast te stellen. Want als deze nog niet vaststaat is de kans groot dat je veel andere dingen ook nog niet kunt plannen.
Tevens is het slim om in je achterhoofd te houden dat je nou eenmaal niet iedereen kunt plezieren. Dus twijfel niet teveel en prik gewoon een datum!
4. Bepaal hoeveel mensen er komen (of meedoen).
Naast het prikken van de datum moet je natuurlijk ook weten hoeveel mensen er komen. Of meedoen, mocht er een activiteit zijn. Natuurlijk zullen er altijd mensen zijn die op het laatste moment afmelden, maar probeer dit desondanks zo nauwkeurig mogelijk in te schatten. Want het is nou eenmaal lastig om een bedrijfsfeest te organiseren als je niet weet hoeveel mensen er komen.
5. Maak een inschatting van de doelgroep.
Wanneer de gasten voor het grootste deel uit rustige veertigers bestaat, dan is een luidruchtig housefeest waarschijnlijk niet de beste optie. Is je team juist jong en fris, dan is misschien juist wel een goed idee. Hetzelfde geldt voor bedrijfsfeesten waarbij een activiteit centraal staat.
Het beste is natuurlijk om een activiteit uit te kiezen welke bij de doelgroep past. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar met deze techniek gaat het waarschijnlijk een stuk makkelijker:
Zoek een aantal activiteiten op en zet ze onder elkaar. Dit kan op papier, maar ook in een Word-document. Vervolgens ga je alle activiteiten af en denk je steeds ”zou mijn doelgroep dit leuk vinden?”. Doe dit net zo lang totdat je een geschikte activiteit hebt gevonden. Mocht je nog steeds veel twijfelen, kies dan iets dat heel laagdrempelig is.
Waarschijnlijk zal het nog steeds een uitdaging zijn, maar houd er ook rekening mee dat je niet iedereen tevreden kan stellen. In de meeste gevallen zal men dit zelf ook wel begrijpen. Daarnaast gaat het er vooral om dat het gezellig is en zal de activiteit voor veel mensen van secundair belang zijn.
6. Overweeg een interessepeiling.
Het is ook nooit mis om eens te peilen wat men leuk vindt. Niet alleen scheelt dat jou een hoop werk, men vindt het vaak ook leuk als ze mogen meedenken.
Probeer wel te vermijden dat je keuze teveel gaat afhangen van de ideeën die je aangedragen krijgt, want dan loop je het risico dat je teveel mensen tevreden wilt gaan stellen. Wat bijna niet mogelijk is. Het is daarom ook verstandig om slechts aan een paar mensen te vragen wat ze leuk vinden. Zie hiervoor ook punt 2.
7. Zorg dat je het budget niet vergeet.
Leuke dingen kosten vaak geld. Ook wanneer het gaat om feestjes. Niet alleen zal er een locatie of activiteit geregeld moeten worden, vaak zijn er ook nog hapjes en drankjes welke bekostigd moeten worden. Houd ook met deze zaken rekening voordat je een activiteit gaat boeken.
Tevens is het ook niet onverstandig om wat geld opzij te leggen voor een entertainer, mocht je kiezen voor een feest zonder activiteit. Het is namelijk belangrijk dat de gasten zo goed mogelijk vermaakt worden.
8. Maak gebruik van een entertainer.
Een feestje met drank en muziek kan erg leuk zijn, maar is voor de meeste mensen niet erg nieuw. Vandaar dat de meeste van dit soort evenementen ook niet erg memorabel zijn. Tenzij je zorgt voor een uniek element, zoals bijvoorbeeld een entertainer. Iemand die de sfeer maakt en mensen in de juiste stemming brengt.
Je denkt bij het woord entertainer misschien aan een clown, maar het is meer dan dat. Denk bijvoorbeeld maar aan een goochelaar. Deze kunnen het publiek prima vermaken, maar zijn allesbehalve flauwe grappenmakers. Alhoewel ze vaak wel humor in hun optreden verwerken.
Als je een ervaren entertainer inhuurt dan is er vaak van alles mogelijk. De kans is groot dat artiesten die veel optredens achter de rug hebben op meerdere soorten feesten hebben gestaan. Dus misschien ook wel een bedrijfsfeest. In mijn blog over een entertainer inhuren is meer informatie te lezen.
9. Denk aan een leuk thema.
Naast een entertainer zijn er nog andere manieren om een feest memorabel te maken. Je zou er bijvoorbeeld een leuk thema aan kunnen hangen. Dit kan van alles zijn, van Disney tot gala. Zolang je maar zorgt dat alle gasten vooraf op de hoogte zijn, zodat ze zichzelf voor kunnen bereiden.
Weet wel dat lang niet iedereen zo’n themafeest kan waarderen. Met name feestjes waarvoor je jezelf moet verkleden vindt lang niet iedereen leuk. Vandaar dat een entertainer een veiligere keuze is. Alhoewel veel mensen denken dat dergelijke artiesten zich altijd heel extravert gedragen en erg dominant aanwezig zijn, hoeft dat niet altijd zo te zijn.
Daarnaast heb jij als klant natuurlijk recht op eigen voorkeuren. Dus als jij wilt dat de artiest zich een beetje zal inhouden, dan moet hij of zij daar rekening mee houden. Natuurlijk zijn er ook artiesten die nou eenmaal het beste tot hun recht komen in een excentrieke act, maar die kun je dan ook beter niet boeken. Tenzij je dat juist leuk vind natuurlijk.
Zorg er daarom voor dat je vooraf met de betreffende artiest in gesprek gaat om erachter te komen of jullie wat voor elkaar kunnen betekenen. Dit kan via mail, maar ook door middel van een telefoongesprek of fysieke afspraak.
10. Denk eens aan een goochelaar.
Een voorbeeld van een laagdrempelige artiest is een goochelaar. Dit omdat ze wel spectaculaire trucs doen, maar niet altijd heel dominant aanwezig zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld ook gewoon tijdens het feest door de zaal lopen en vervolgens op mensen afstappen waarvan de goochelaar denkt dat ze wel openstaan voor wat leuke trucs.
Zorg er wel voor dat de betreffende goochelaar een beetje ervaring heeft. Dit zeg ik niet alleen omdat zijn of haar trucs dan beter zullen zijn, maar ook omdat ervaren artiesten vaak beter met mensen kunnen omgaan. Een goochelaar heeft namelijk ook sociale vaardigheden nodig om het publiek te kunnen vermaken.
Alhoewel ik je als goochelaar natuurlijk ook alles kan vertellen over dit vak is het tevens aan te raden om eens op de website van Dutch Magic te kijken.
11. Geniet er zelf ook van
Een bedrijfsfeest (of ander evenement) organiseren voelt voor veel mensen als een verplichting. Dit is erg jammer, omdat het organiseren van een feest ook erg leuk kan zijn. Probeer er daarom zelf ook van te genieten. Of het nou een bruiloft, verjaardag of bedrijfsfeest is. Niet alleen tijdens het evenement zelf, maar ook in de voorbereiding.
Probeer daarom ook te vermijden dat je teveel dingen regelt die je zelf niet leuk vindt. Natuurlijk is het niet slim om klassieke muziek te gaan draaien als al het personeel van techno houdt, maar denk ook een beetje aan jezelf. Daarnaast kan het ook helpen als je een feest samen organiseert (zie tip 2).
Dit waren enkele tips die het organiseren van een bedrijfsfeest of evenement wat leuker en makkelijker maken. Als je meer wilt weten over het organiseren van een bedrijfsfeest dan is deze blog ook aan te raden. Hierin lees je namelijk een gesprek met iemand die graag een bedrijfsfeest zou organiseren en daarover wat vragen heeft.
Wil je een goochelaar huren? Stuur mij dan gerust een bericht of email. Bellen kan natuurlijk ook. Daarnaast kan ik aanraden om mijn andere blogs eens door te lezen.